.png)
ข้อมูลสำคัญกับธุรกิจ แต่การเสียเวลาทำข้อมูลไม่เกิดประโยชน์ใดๆ เพราะคุณสามารถ "สร้างระบบข้อมูล" ให้ข้อมูลถูกจัดการอย่างอัตโนมัติ ที่คุณทำเองได้ง่ายๆ ใน 3 ขั้นตอน (สรุปมาให้จากประสบการณ์ให้คำปรึกษาเจ้าของธุรกิจกว่า 500 คน)
หัวข้อในบทเรียนนี้
เทคนิคที่ 1: สร้างฐานข้อมูล
ถ้าคุณมีข้อมูลในตาราง แต่ยังไม่ถูกจัดการในแบบ "ฐานข้อมูล" เสียใจด้วยครับที่การมีข้อมูลเหมือนการมีภาระ ทำให้ต้องมาคอยจัดการในทุกๆ วัน
วิธีแก้ง่ายๆ คุณต้องจัดการข้อมูลด้วยหลักการของ "ฐานข้อมูล" ผมจะเล่าให้ฟังครับ (เป็นข้อๆ ที่คุณนำไปทำตามได้เลย มีเสริมจากบทเรียนเก่าครับอ่านให้จบนะครับ)
ฐานข้อมูล คือวิธีการจัดการข้อมูล...
ไม่ใช่โปรแกรม ไม่ต้องซื้ออะไรเพิ่ม แค่เปลี่ยนตารางข้อมูลที่คุณมีอยู่แล้ว ตามนี้ครับ
ลองนึกตามผมก่อนนะครับ...
ถ้าคุณขายสินค้า และมีตารางรายการสินค้า ที่มีคอลัมน์ยอดขาย มกราคม, กุมภาพันธ์, มีนาคม,...
ถ้าคุณต้องการดูข้อมูลรายวัน, รายสัปดาห์ ทำยังไงครับ?
ดีหน่อยก็อาจจะต้องสร้างตารางใหม่
แย่หน่อยก็ "ไม่มีข้อมูล"
ลองเปรียบเทียบนะครับ...
ถ้าผมเปลี่ยนการบันทึกข้อมูลของตาราง เป็นการบันทึกรายการสินค้าที่ขายได้แทน
ผมจะสามารถเขียนสูตร คำนวณยอดขายรายเดือน รายวัน รายสัปดาห์ หรืออื่นๆ ได้หมด
ตารางที่บันทึกข้อมูล ที่เขียนสูตรต่อได้แบบนี้เรียกว่า "ตารางข้อมูล"
ตารางที่ผมสร้างจาก "ตารางข้อมูล" เรียกว่า "รายงาน"
ส่วนแรกของการสร้างฐานข้อมูล คือ การเก็บข้อมูลแบบ "ตารางข้อมูล"...
โดยการสร้างตารางข้อมูลมี 3 ขั้นตอนที่คุณทำตามได้เลยแบบนี้...
1) กำหนดว่าจะให้ตารางข้อมูล "บันทึกอะไร"...
การกำหนดว่าบันทึกอะไรมี 2 อย่างครับ คือ "สิ่งที่มีตัวตน/ไม่มีตัวตน" และ "กิจกรรม"
สิ่งที่มีตัวตน/ไม่มีตัวตน เป็นสิ่งของ เอกสาร คน หรือใดๆ ที่จำแนกเป็นชิ้นได้
เช่น พนักงาน สินค้า ลูกค้า
กิจกรรม เป็นการกระทำที่เกิดขึ้นของ สิ่งที่มีตัวตน/ไม่มีตัวตน อีกที
เช่น การเข้างานของพนักงาน การเบิกเข้าออกของสินค้า ประวัติการพูดคุยกับลูกค้า
1 ตาราง = 1 สิ่ง เท่านั้น
เลือก "บันทึกอะไร" ต้องตั้งไว้สำหรับทุกตาราง กำหนดไว้เป็นชื่อชีท
2) "เพิ่มคอลัมน์" ที่เก็บ 1 ข้อมูลรายละเอียด...
คอลัมน์ คือ รายละเอียดที่ต้องการเก็บของตารางนั้นๆ หลักการของฐานข้อมูล คือ 1 คอลัมน์ จะเก็บข้อมูล 1 ค่า ตารางจะมีกี่คอลัมน์ก็ได้
ให้ดูว่าจะนำข้อมูล "ไปทำอะไร" สิ่งที่จะนำไปทำ จะมีรายละเอียดที่ต้องบันทึก และสิ่งที่ต้องบันทึก
จะกลายเป็นคอลัมน์ข้อมูล
เช่น ต้องการข้อมูลเพื่อติดต่อกับลูกค้า >> ชื่อ, เบอร์โทร, บริษัท, ตำแหน่งงาน
เพื่อติดตามการขาย >> วันนัดติดตาม, หัวข้อการพูดคุย, สิ่งที่สนใจ
1 คอลัมน์ = 1 ข้อมูล
กำหนดว่านำข้อมูล "ไปทำอะไร" แจกแจงเป็น "คอลัมน์" ข้อมูล
3) เช็คว่า "1 ข้อมูลเพิ่ม = 1 แถวข้อมูลเพิ่ม"
ฐานข้อมูลมีกฎเหล็ก คือ 1 ข้อมูลเพิ่ม = 1 แถวข้อมูลเพิ่มเท่านั้น
และต้องสอดคล้องกับสิ่งที่กำหนดในข้อแรก
เช่น ข้อมูลลูกค้า >> เพิ่มแถวข้อมูลลูกค้า 1 แถว ตอนที่มีข้อมูลลูกค้าเพิ่ม 1 คน
ข้อมูลออเดอร์สินค้า >> เพิ่มข้อมูลออเดอร์สินค้า 1 แถว ตอนที่มีข้อมูลออเดอร์เพิ่ม 1 ออเดอร์
ไม่มีข้อยกเว้น
ข้อมูลที่ทำให้มีการเพิ่มข้อมูลมากกว่า 1 แถว
จะไม่อยู่ในตารางเดียวกัน แต่จะถูกไปสร้างเป็นตารางแยก ที่มีการกำหนดสิ่งที่บันทึกต่างกัน
สร้างตารางข้อมูลที่ "1 แถว = 1 ข้อมูล"
จากนั้นเพิ่มส่วนที่ 2 ของฐานข้อมูล นั่นคือ Key...
ระบบข้อมูลจะต้องมีการสร้าง Key เพื่อใช้ระบุรายการข้อมูลที่จะทำงานด้วย
ข้อมูล Key มีเป้าหมายอย่างเดียว คือสร้างข้อมูลที่ไม่มีทางซ้ำกัน
ใช้ระบบเรียกใช้ข้อมูลด้วย Key ที่ชี้ชัดว่าเป็นการทำงานกับข้อมูลแถวใด
สร้างคอลัมน์สำหรับเก็บ Key
โดยใช้ชื่อคอลัมน์ที่มีคำว่า รหัส หรือ ID
เท่านี้เราก็ได้ข้อมูลที่มีรูปแบบ "ฐานข้อมูล" แล้วครับ
เดี๋ยวผมจะสร้างฐานข้อมูลตัวอย่าง พร้อมให้ ChatGPT เตรียมตัวอย่างข้อมูลให้ดูนะครับ
เทคนิคที่ 2: สร้าง App กรอกข้อมูล
สร้าง "App" ให้หน้างานกรอกข้อมูลเองได้
ถ้าคุณยังไม่มี App ที่กรอกข้อมูลผ่านมือถือได้ ผมดีใจกับคุณมากๆ ที่คุณอ่านมาถึงตรงนี้ เพราะเดี๋ยวนี้สร้างได้ง่ายๆ ในไม่กี่คลิก (คุณต้องอ่านให้จบจริงๆ คุ้มค่าเชื่อผม)
และการมี App ช่วยคุณจัดการข้อมูลได้อย่างมหาศาล ลดงานทำซ้ำ ลดภาระงาน ลดเวลาทำงานที่ไม่เกิดประโยชน์ แบบนี้...
ปัญหาเสียเวลาทำงานซ้ำซ้อนกับข้อมูลเกิดจาก...
คนหน้างานกรอกข้อมูลเองไม่ได้ อาจจะอยู่ข้างนอกเปิดข้อมูลตารางยาก อาจจะไม่เก่งข้อมูลเปิดตารางมากแก้เองไม่ได้ หรือเหตุผลใดๆ ก็ตามทำให้เกิด "ทางลัดข้อมูล"
เช่นจดไว้ในที่ที่ตัวเองสะดวก (อยู่คนเดียว) เช่น กระดาษ ไฟล์บนเครื่อง ส่งข้อมูล แต่รูปแบบใช้งานต่อยาก เช่น ส่ง LINE
ปัญหาที่เกิดขึ้นมีทั้ง...
ข้อมูลกระจัดกระจาย ตกหล่น
เสียเวลามหาศาลในการรวมจากหลายที่
เสียเวลามหาศาลในการเตรียมเป็นรูปแบบที่พร้อมใช้
หน้างานมีข้อมูลแท้ๆ แต่ต้องมีแอดมินมากรอกซ้ำอีกทีเสียเวลา
ทำให้...
ทีมเสียเวลากับการทำงานกับข้อมูล
ข้อมูลมีประโยชน์นะครับ แต่เวลาที่ใช้เตรียมข้อมูลไม่เกิดประโยชน์ครับ
ข้อมูลไม่เป็น Real-Time ตัดสินใจอะไรที ยากกว่าจะรวมข้อมูล
ข้อมูลไม่โปร่งใส เกิดการทุจริต พนักงานดีท้อ พนักงานไม่ดีเติบโต
ทรัพยากรที่มีค่าที่สุด = เวลาพนักงาน ถูกผลาญเพราะข้อมูล
ยิ่งบริษัทโต ยิ่งกล้ำกลืน งานเยอะ (งานจัดการข้อมูลที่ไม่มีประโยชน์) ทวีคูณ
มี App ดีกว่าแบบนี้...
ข้อมูลหน้างานกรอกง่ายได้ผ่านมือถือ = ข้อมูลยิงตรงมาหาทุกคน
ข้อมูลอยู่บน cloud = ทุกคนเข้าถึงข้อมูลได้ที่เดียว ไม่ต้องรวม
App บังคับรูปแบบข้อมูล = ไม่ต้องเตรียม ข้อมูลพร้อมใช้เสมอ
Real-Time = ไม่ต้องรวม ไม่ต้องรอ ข้อมูลผูกสูตร สร้าง Dashboard ได้ครบรอบด้าน
คุณสร้างเองได้จาก Google Sheet ด้วย AppSheet แค่กดตามนี้...
ส่วนขยาย >> AppSheet >> สร้างแอป
เดี๋ยวผมจะทำให้ดู ในตัวอย่างสังเกตนะครับ
เราจะได้ App ที่สามารถกดเพิ่มข้อมูลไปในระบบได้ เห็นข้อมูลทั้งหมด ข้อมูลถูก sync กับ Google Sheet แบบ Real-Time
เมื่อสร้าง App เบื้องต้น ผมจะไปตั้งส่วนที่เรียกว่า Data เปลี่ยนรูปแบบของการกรอกช่องข้อมูล
ทำเสร็จผมจะสอนวิธีกดแชร์ และวิธีเข้าผ่านมือถือ
เทคนิคที่ 3: 3 Levels of Dashboard
ใช้ข้อมูลให้ครบด้วย Dashboard 3 Levels
ใครยังไม่มี Dashboard ใครยังไม่รู้จัก Dashboard 3 Levels คุณโชคดีมากจริงๆ ครับ เพราะในไม่กี่คลิก คุณจะสามารถสร้าง Dashboard ได้ และหลักการ 3 Levels จะช่วยให้คุณมี Dashboard ที่ครบทุกอันที่สำคัญ!!!!
Dashboard คือ...
การใช้งานข้อมูลในองค์กรมีรูปที่ได้รับความนิยม เช่น ดูข้อมูลดิบในตาราง
ทำรายงาน >> คำนวณข้อมูลจากตารางด้วยสูตร หรือ เขียนบรรยาย
Dashboard >> หน้ากราฟ สรุปข้อมูล ที่อัพเดท Real-Time
ข้อดีของ Dashboard...
เป็นการสรุปข้อมูลสำคัญเป็นกราฟ ที่มีการอัพเดท Real-Time
ให้คุณเห็นทุกสิ่งสำคัญที่เกิดขึ้น สามารถใช้ตัดสินสินได้ทันท่วงที
Dashboard 3 Levels...
พูดถึงการมีอยู่ของ Dashboard 3 แบบ
ที่ต่างกันที่ข้อมูลที่แสดง และการนำข้อมูลไปใช้ ได้แก่...
1) Operational Dashboard...
แสดงข้อมูลที่เป็นกระบวนการทำงาน
ที่มีการดำเนินงานในทุกๆ วัน
ใช้ติดตามการดำเนินงาน ดูประสิทธิภาพงาน /ทีม
2) Analytical Dashboard...
แสดงข้อมูลที่ใช้หาเหตุผล
ดูว่ามีองค์ประกอบย่อยในสิ่งที่ต้องการอย่างไร
ใช้ทำความเข้าใจหาเหตุผล ที่มาที่ไป
3) Strategic Dashboard...
แสดงข้อมูลขององค์กร และการเติบโต
ดูข้อมูลระดับองค์กร และการเติบโตไปยังจุดที่อยากจะเป็น
ใช้ดูภาพรวมการดำเนินธุรกิจ
ผมจะพาทุกคนมาเปลี่ยน Google Sheet เป็น Dashboard ในไม่กี่คลิก
ลองดูว่าจาก Google Sheet เป็น Dashboard สวยพร้อมใช้ง่ายแค่ไหน
ลองใช้แล้วเป็นไง คอมเม้นท์บอกที่โพสหน่อยนะ! กดที่นี่ไปที่โพส
ที่ปรึกษาของคุณในบทเรียนนี้
เจ้าของธุรกิจ ให้ผมช่วย สร้างธุรกิจของคุณให้เท่าทัน Data, AI นะครับ
สนใจเรียนสร้าง App จัดการธุรกิจของคุณในมือถือ ให้งานเป็นอัตโนมัติ ลดภาระงานข้อมูล
เข้าเรียนในคอร์ส สร้างแอปแรกด้วย AppSheet เพราะ การสร้าง App ทำได้แบบ No Code และช่วยวางรากฐานข้อมูลของคุณให้เป็นอัตโนมัติ ให้องค์กรเพิ่มงานได้แบบไม่ต้องเพิ่มคน!
ช่วยเราสร้างบทความที่ดีขึ้น
ผ่านการให้ข้อมูล และฟีดแบคเกี่ยวกับบทความนี้! และคอมเม้นท์บอกเราด้วยนะ ว่าชอบอะไร ไม่ชอบอะไรด้านล่าง!
แนะนำบทเรียนนี้ให้เพื่อนต่อไหม?
5 - แนะนำต่อแล้ว!
4 - คิดถึงเพื่อนที่ได้ใช้ก่อน ส่งให้แน่ ๆ
3 - ถ้ามีโอกาส ส่งให้แน่ ๆ
2 - ยังไม่แน่ใจ
Comments