.png)
จัดการข้อมูลได้ดี = มีข้อมูลใช้แบบอัตโนมัติ เลิกเสียเวลาทำงานไร้ประโยชน์ เสียเวลากับข้อมูล เริ่มต้นที่ออกแบบ "ตารางข้อมูล" เตรียมมาให้เป็น Checklist ที่คุณสามารถทำตามได้เลย! ลดงานซ้ำซ้อน เปลี่ยนข้อมูลที่ต้องรอ ให้ใช้ได้แบบ Real-Time
หัวข้อในบทเรียนนี้
เทคนิคที่ 1: การสร้างตาราง 1 แถว = 1 รายการข้อมูล
ใครมีตารางข้อมูลแบบนี้ ที่มีรายการข้อมูลที่ต้องการทางด้านซ้าย และมีคอลัมน์สรุปของเดือน มกราคม, กุมภาพันธ์,... ไล่เรียงไป ถ้ามีอยู่ ผมเสียใจด้วยครับที่ตารางแบบนี้ทำให้คุณเสียเวลาทำงานกับข้อมูลไปอย่างไร้ประโยชน์
วิธีแก้ง่ายๆ ครับ เราจะบันทึกข้อมูลลง "ตารางข้อมูล" ที่มีรูปแบบ 1 แถว = 1 ข้อมูล เป็นยังไงเดี๋ยวผมเล่าให้ฟังครับ
ตอนนี้สถานการณ์เป็นแบบนี้ครับ...
ในการบันทึกข้อมูลที่เกิดขึ้น ก็คงหนีไม่พ้นบันทึกข้อมูลลงตาราง (ผมจะเรียกตารางแทนทั้ง Excel, Google Sheet และโปรแกรมอื่นๆ นะครับ)
ซึ่งเคยลองสังเกตไหมครับ ข้อมูลที่อยู่ในตาราง มีอยู่ 2 แบบครับ 1) รายงาน 2) ตารางข้อมูล
ลองนึกตามผมนะครับ...
ถ้าผมขายสินค้า
แล้วมีตารางยอดขายรายเดือน ของแต่ละสินค้า ที่มีคอลัมน์ยอดขายของเดือน มกราคม, กุมภาพันธ์, มีนาคม,...
แล้วถ้าผมมีคำถามว่า "แล้วยอดขายแต่ละวันเป็นเท่าไร"
ผมก็จะต้องไปทำอีกตารางรายวัน แล้วมีคอลัมน์ วันที่ 1, วันที่ 2.... ใช่ไหมครับ
หรือไม่ก็ง่ายๆ เลยครับ "ไม่มีข้อมูล"
ลองเปรียบเทียบนะครับ...
ถ้าผมบันทึกรายการสินค้าที่ขายได้
ที่มีรายละเอียดยอดขายของการสินค้าชิ้นนั้นให้กับลูกค้าท่านนั้น
เมื่อผมขายสินค้าได้ ผมก็บันทึกรายละเอียดการขายเพิ่ม 1 แถว ไปเรื่อยๆ
ถ้าผมต้องการยอดขายวันที่ 1 ผมผูกสูตรคำนวณได้
ถ้าผมต้องการยอดขายของเดือน มกราคม ผมผูกสูตรคำนวณได้
ในสถานการณ์นี้...
ตาราง ที่มีคอลัมน์เป็นเดือน, เป็นวัน คือ รายงาน
ตาราง ที่บันทึกรายการขาย คือ ตารางข้อมูล
รายงาน คือ...
ข้อมูลที่สามารถคำนวณได้จากตารางบันทึกข้อมูล
ให้สร้างจากการคำนวณ จากการเขียนสูตร / Pivot Table แล้วชีวิตจะดีมาก
ตารางข้อมูล คือ...
ข้อมูลดิบที่ใช้บันทึกสิ่งที่เกิดขึ้น
สิ่งที่เกิดขึ้น 1 รายการ = เพิ่ม 1 แถวข้อมูล
คุณต้องบันทึกข้อมูลเป็นตารางข้อมูลก่อนครับ อยากได้ข้อมูลอะไรเพิ่ม ให้ผูกสูตรครับ แล้วคุณจะไม่ต้อง Manual ข้อมูลอีกเลยทั้งชีวิต
บันทึกข้อมูลเป็น "ตารางข้อมูล" ที่มีรูปแบบ 1 แถว = 1 ข้อมูลนะครับ...
ผมจะลองทำให้ดูเป็นตัวอย่างนะครับ
เทคนิคที่ 2: กรอกข้อมูลผ่าน AppSheet
คนหน้างาน ต้องกรอกข้อมูลได้เอง
ใครที่คนรับผิดชอบงาน ทำงานเสร็จ ส่งไลน์บอกในกลุ่ม ผมเสียใจด้วยครับที่คุณต้องมาคอยไถกลุ่มไลน์ รวบรวมข้อมูล กว่าจะได้ข้อมูลมาใช้ กว่าจะได้รายงานข้อมูลที่ต้องการ
วิธีแก้ง่ายๆ ครับ เราจะต้องออกแบบ "การเข้าถึงข้อมูล" ให้คนหน้างานทำได้ง่ายครับ """อ่านให้จบนะครับ ผมจะบอกวิธีที่คุณทำเองได้เลย (คลิกเมาส์ 3 คลิกได้เลย)"""
ตอนนี้เป็นแบบนี้ครับ...
ข้อมูลอยู่ในตารางข้อมูล
จะใช้งานที่ต้องเปิดคอม หาชีท แก้ช่อง
คนอยู่หน้างาน กรอกยาก
คนไม่เก่งข้อมูล ไม่ทำ
คนที่ซวยคือ คนรับผิดชอบข้อมูล ต้องคอยตาม คอยรวม คอยทำทุกอย่างให้มีข้อมูลมาใช้
คุณต้องทำให้หน้างาน กรอกข้อมูลได้ง่ายครับ...
เช่น ให้กรอกข้อมูลได้ผ่านมือถือ
มีการกรอกเหมาะสม เช่น สแกน, Dropdown, เลือกวัน, ช่องเซ็น หรืออื่นๆ
หน้างานกรอกข้อมูลได้เอง ข้อมูลจะเป็นอัตโนมัติครับ...
ข้อมูลวิ่งเข้าระบบทันที
คุณเอาข้อมูลไปใช้ต่อได้ไม่ต้องรอ
ติดตามการทำงานได้
วิธีคือทำ App ครับ...
App คือ หน้ากากการใช้งานที่ดึงข้อมูลจากระบบไปใช้
ให้สามารถกรอกข้อมูลลงจากระบบ หรือ Create ข้อมูล
ให้ดึงข้อมูลจากระบบมากใช้ได้ หรือ Retrieve ข้อมูล
ให้แก้ไขข้อมูลในระบบได้ หรือ Update ข้อมูล
ให้ลบข้อมูลจากระบบได้ หรือ Delete ข้อมูล
ที่เราเรียกแอปแบบนี้ว่า CRUD ตามสิ่งที่เค้าทำได้
เมื่อมี App ดีกว่าอย่างงี้ครับ...
App จะบังคับการกรอกข้อมูลให้มีรูปแบบถูกต้อง คุณไม่ต้องเสียเวลาเตรียมข้อมูล
App จะรวมทุกข้อมูลมาไว้ที่เดียวกัน คุณไม่ต้องเสียเวลารวบรวมข้อมูล
App จะอัพเดทให้ทุกคนเห็นข้อมูล Real-Time คุณไม่ต้องรอเวลาทำรายงานอีกต่อไป
App จะทำให้กระบวนการทำงานของคุณไม่ซ้ำซ้อน เช่น หน้างานกรอกข้อมูล >> ทุกคนเห็นอัพเดท >> ทำงานต่อได้ทันที >> หากต้องการรายงานข้อมูล ก็แค่ดูย้อนหลัง ไม่ต้องรวม ไม่ต้องเตรียม ไม่ต้องปวดหัว ทำงานครั้งเดียวจบ
เดี๋ยวนี้คุณสร้างใช้เองได้ "ใน 3 คลิก"...
แค่ข้อมูลของคุณเป็น "ตารางข้อมูล" บน Google Sheet คุณกดไปที่ ส่วนขยาย >> AppSheet >> สร้างแอป คุณจะได้แอป CRUD สำหรับข้อมูลคุณมาให้หน้างานใช้
และรองรับข้อมูลหลากหลาย เช่น ทำ Dropdown ให้หน้างานกรอก, ทำช่องวันที่เลือกวัน, ทำช่องเซ็นกำกับ
มาทำแอปให้ "การเข้าถึงข้อมูล" สะดวกนะครับ...
ผมทำให้ดูเป็นตัวอย่าง
เทคนิคที่ 3: SCQA Framework
หาข้อมูลที่มีประโยชน์จริงๆ
ใครที่ยังไม่มั่นใจว่าข้อมูลที่มีอยู่แล้ว มีประโยชน์กับธุรกิจอย่างไร ผมเสียใจด้วยครับที่คุณไม่สามารถใช้สิ่งที่มีค่ามากๆ สำหรับธุรกิจให้ได้เกิดประโยชน์
วิธีแก้ง่ายๆ ครับให้คุณทำการวิเคราะห์สถานการณ์ธุรกิจของคุณด้วย "SCQA" Framework เปลี่ยนเรื่องเล่าความต้องการ เป็นข้อมูลที่สำคัญของธุรกิจคุณ
SCQA Framework สำหรับการเล่าเรื่อง...
เพราะคนเราเข้าใจสิ่งต่างๆ เป็นเรื่องเล่าครับ
การที่เราจะเข้าไปดูว่าอะไรสำคัญอะไรที่เราต้องการทริคคือ เล่าให้รายละเอียดออกมาทั้งหมด
แล้วเราจะกรองให้เหลือข้อมูลสำคัญที่ต้องการ
เราจะทำทีละขั้นตอนดังต่อไปนี้
S - Situation...
ให้คุณคิดว่าผมไปนั่งข้างๆ ให้คำปรึกษากับคุณแล้วถามคุณว่า "คุณจะนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์อะไร?" คุณจะตอบว่าอะไรครับ
ถ้าคุณเริ่มเล่าอะไรบางอย่างให้ผมฟัง สิ่งนี้คือ Situation
Situation คือสถานการณ์ปัจจุบันที่เกี่ยวข้องเป็นแหล่งไอเดียการใช้ประโยชน์จากข้อมูล
ถ้ายังนึกไม่ออกลองตอบเป็นคำถามเหล่านี้แทนครับ
"ตอนนี้มีข้อมูลอะไรที่อยากรู้? และทำไม"
"ตอนนี้ธุรกิจมีปัญหาอะไร? และทำไม"
C - Complication...
หลังจากเล่าบรรยายออกมา ให้สรุปเป็นรายการ "ปัญหา"
เพราะข้อมูลคือเครื่องมือแก้ไขปัญหา ใน Step จริงๆ คือการไล่เรียงว่ามีปัญหาอะไรบ้าง
โดยส่วนใหญ่ปัญหาจะซ่อนอยู่ใน Situation ที่เล่ามา
Q - Question...
ตั้งคำถาม สมมติฐาน ที่ช่วยแก้ปัญหา
Question ที่เราตั้ง จะกลายเป็นโจทย์ที่เราต้องหาคำตอบ
กลายเป็นเป้าหมายของการใช้ข้อมูลที่มีอยู่ในเกิดประโยชน์
A - Answer...
คำตอบ / ข้อมูลที่ต้องรู้เพื่อตอบคำถาม
ข้อมูลเหล่านี้จะเป็นข้อมูลที่คุณต้องเก็บ จัดการ และใช้งานในธุรกิจของคุณ
กระบวนการนี้อาจทำให้คุณเห็นข้อมูลใหม่ที่ไม่เคยเก็บมาก่อน
ผมลองใช้ ChatGPT สร้าง SCQA สำหรับธุรกิจขายคอร์ส Data, AI ของผมให้ดูเป็นตัวอย่างนะครับ
เทคนิคที่ 4: การสร้าง Dashboard
ใครที่ต้องคอยเขียนรายงาน แก้ข้อมูล ทำแบบเดิมๆ ซ้ำๆ ผมเสียใจด้วยครับที่คุณต้องเสียเวลาไปกับการทำสิ่งที่ไม่สร้างประโยชน์ใดๆ
วิธีแก้ง่ายๆ แค่คุณมาสร้าง Dashboard ที่แสดงข้อมูลเป็นกราฟ ที่เปลี่ยนไปอัตโนมัติ แบบ Real-Time ให้คุณไม่ต้องเสียเวลาอีกต่อไป
Report...
ในการใช้งานข้อมูลในองค์กรก็จะมีหลักๆ คือ การทำรายงาน
ที่เป็นการนำข้อมูลต่างๆ ดึงออกมา และอาจมีการเขียนบรรยายประกอบ
รายงานหรือ Report จะเก่งการเล่าถึง "สถานการณ์"
สิ่งนี้เกิดขึ้นแล้ว เกิดแบบนี้ Learning เป็นอย่างไร
Dashboard...
อีกส่วนที่สามารถทำได้ คือการสร้าง Dashboard
เป็นการนำข้อมูลในตารางมาสร้างหน้าติดตามข้อมูล
ที่มีการอัพเดท Real-Time เมื่อมีข้อมูลเปลี่ยน
ใช้ดู Insight ที่ต้องการ แบบไม่ต้องรอ!
วิธีการสร้าง Dashboard...
Dashboard คือหน้าสรุปข้อมูลที่ดูแล้วรู้ว่าต้องทำอะไรต่อ
ซึ่งการเล่าเรื่องนี้ต่อเนื่องจาก SCQA ที่ทำก่อนหน้า
และมีขั้นตอนดังนี้
Purpose (Question จาก SCQA)>> Audience >> Visualization Design
Purpose...
กำหนดขอบเขตของ Dashboard หรือนำมาจาก Question ใน SCQA
ให้ทราบว่า Dashboard นี้สร้างขึ้นมาเพื่อตอบคำถามอะไร
Audience + Need + KPI...
กำหนดว่า Dashboard นี้ให้ใครดู
คนดูต้องการทราบอะไร
เปลี่ยนสิ่งที่ต้องการเป็นตัวเลข/KPI ที่จะนำมาแสดง
Visualization Design...
กำหนดว่าตัวเลข/KPI ที่จะแสดง จะใช้กราฟอะไรแสดงอะไร รูปแบบไหน
ผมทดลองสร้าง Dashboard ใน Looker Studio ให้ดูว่าง่ายแค่ไหน
เทคนิคที่ 5: 3 Levels of Dashboard
ใครที่มีข้อมูลแล้ว เริ่มใช้แล้ว ยังไม่มั่นใจว่าครบถ้วนสมบูรณ์ไหม ถ้าคุณยังไม่รู้จัก 3 Levels of Dashboard บอกเลยยากกก เพราะข้อมูลใช้ได้เยอะ 3 Level นี้จะช่วยให้คุณเห็นภาพใหญ่ของการตรวจสอบ
นั่นคือ 3 Levels of Data ที่แบ่ง Dashboard ออกเป็น 3 แบบที่คุณต้องมีให้ครบเพื่อมองรอบด้านข้อมูลขององค์กร
Operational Dashboard...
ข้อมูล "กระบวนการ" การทำงานต่างๆ
ข้อมูลนี้จะเป็นงานที่ทำเป็นกระบวนการซ้ำๆ ในทุกวัน
ใช้ดูประสิทธิภาพการทำงาน ติดตามการทำงาน ในระดับบุคคล/ทีม
Analytical Dashboard...
ข้อมูลสำหรับวิเคราะห์ "หาเหตุผล" ของสิ่งที่เกิดขึ้น
ข้อมูลนี้จะใช้เพื่อหาเหตุผล ทำความเข้าใจสิ่งที่เกิดขึ้น
ใช้หาสาเหตุ ต้นตอ ที่มา ให้เข้าใจ หรือเห็นองค์ประกอบย่อยของข้อมูลที่ต้องการ
Strategic Dashboard...
ข้อมูลในระดับ "องค์กร" หรือการเติบโต
ข้อมูลนี้จะใช้เพื่อติดตามข้อมูลขององค์กร ที่ไม่ได้เป็นกระบวนการ
เช่น ข้อมูลด้านการเงิน, การเติบโตของยอดขายรายเดือน
ใช้ติดตามการเติบโตไปยังจุดที่องค์กรต้องการ
ผมลองใช้ ChatGPT สร้าง Dashboard 3 Levels ของธุรกิจขายคอร์ส Data, AI ของผมให้ดูเป็นตัวอย่างนะครับ
ลองใช้แล้วเป็นไง คอมเม้นท์บอกที่โพสหน่อยนะ! กดที่นี่ไปที่โพส
ที่ปรึกษาของคุณในบทเรียนนี้
เจ้าของธุรกิจ ให้ผมช่วย สร้างธุรกิจของคุณให้เท่าทัน Data, AI นะครับ
สนใจเรียนสร้าง App จัดการธุรกิจของคุณในมือถือ ให้งานเป็นอัตโนมัติ ลดภาระงานข้อมูล
เข้าเรียนในคอร์ส สร้างแอปแรกด้วย AppSheet เพราะ การสร้าง App ทำได้แบบ No Code และช่วยวางรากฐานข้อมูลของคุณให้เป็นอัตโนมัติ ให้องค์กรเพิ่มงานได้แบบไม่ต้องเพิ่มคน!
ช่วยเราสร้างบทความที่ดีขึ้น
ผ่านการให้ข้อมูล และฟีดแบคเกี่ยวกับบทความนี้! และคอมเม้นท์บอกเราด้วยนะ ว่าชอบอะไร ไม่ชอบอะไรด้านล่าง!
แนะนำบทเรียนนี้ให้เพื่อนต่อไหม ?
5 - แนะนำต่อแล้ว!
4 - คิดถึงเพื่อนที่ได้ใช้ก่อน ส่งให้แน่ ๆ
3 - ถ้ามีโอกาส ส่งให้แน่ ๆ
2 - ยังไม่แน่ใจ
Comments