.png)
การบันทึกข้อมูลที่สะดวก และรวดเร็ว เป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้การทำงานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น เปลี่ยนจากเสียเวลากรอกข้อมูลบน Excel เป็น App บันทึกข้อมูล พร้อมออกเอกสาร PDF อัตโนมัติ แบบ No-Code ทำได้ง่ายผ่านมือถือ ด้วย AppSheet ใน 3 ขั้นตอน!
หัวข้อในบทเรียนนี้
ขั้นตอนที่ 1: สร้างตารางรายละเอียดงานบน Google Sheet
เปลี่ยนฟอร์มเอกสาร ให้เป็นตารางใน Google Sheet
การนำข้อมูลลง Google Sheet เป็นขั้นตอนแรกที่จริงๆ ประกอบไปด้วย 2 ขั้นตอนย่อยนั่นคือ
1) เป็นการนำข้อมูลขึ้นระบบ cloud ที่ทุกคนสามารถเข้ามาดูข้อมูลเดียวกันได้ และข้อมูลอัพเดทครั้งเดียวเห็นอัพเดทกันทุกคน และ 2) การเตรียมข้อมูลให้เป็นตารางโดยข้อมูลที่ต้องการจะต้องอยู่ในรูปของตารางข้อมูลที่มีคุณสมบัติ 3 ข้อนี้
1 ให้คอลัมน์ มีชื่อข้อมูล อยู่ในแถวแรกเท่านั้น เราจะไม่ใช้คอลัมน์ข้อมูลที่มีหลายชั้น
2 คอลัมน์แยกกัน ไม่มีการ merge 1 คอลัมน์ใช้เก็บ 1 ข้อมูล
3 ไม่มีเว้นช่องคอลัมน์ ทุกคอลัมน์ชิดกันไปทางด้านซ้าย ไม่มีการเว้นว่าง
และกำหนดให้คอมลัมน์มีข้อมูลให้ครบถ้วนสำหรับการบันทึกข้อมูลของเอกสาร สามารถอ้างอิงจากฟอร์มเอกสารที่มีอยู่ได้ เช่น ช่องสำหรับการเขียนข้อมูล 1 ช่อง จะกลายเป็น 1 คอลัมน์ (รวมช่องสำหรับการเซ็นลายเซ็น และอื่นๆ) สำหรับตัวอย่างจะมีข้อมูล ชื่อ, สถานะ, วันที่ และข้อมูลอื่นๆ สามารถเติมได้ตามความต้องการของระบบของคุณ
จากกดส่วนขยาย และ AppSheet และสร้างแอป ให้ AppSheet สร้างแอปให้ AppSheet จะสร้าง App ที่กดเพิ่มคำขอใหม่ผ่านมือถือได้แบบนี้
ขั้นตอนที่ 2: ปรับประเภทข้อมูลที่ Data
ส่วนแรกที่ปรับของ App คือช่องสำหรับการกรอกข้อมูลใหม่ลง App ที่ปรับผ่านการเลือกประเภทของข้อมูลของแต่ละช่อง ที่จะมีผลมาตั้งเป็นวิธีการกรอกข้อมูลของตัว App โดยตั้งที่ส่วนของเครื่องมือ Data ในส่วนของ TYPE หรือประเภทข้อมูล
ใน AppSheet มีประเภทข้อมูลให้เลือกมากถึง 29 แบบ เช่น Enum เป็นประเภทข้อมูลที่ใช้การกรอกแบบ Dropdown, DateTime เป็นการกรอกแบบวันที่พร้อมระบุเวลา, Signature เป็นช่องสำหรับการเซ็นลายเซ็น และอื่นๆ
การทำงาน แก้ไข AppSheet จะต้องกด Save เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงด้วยนะ!
ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่า Automation และปรับ Template PDF
ตั้งค่า Automation
ตั้งค่าส่วน Event ให้บอทเริ่มทำงาน เมื่อมีการกรอกข้อมูลใหม่
จากนั้นในส่วน Process ให้บอทดึงข้อมูลใหม่ที่กรอก ไปออกเอกสารตาม Template PDF ที่สร้างขึ้นมาเอง
และเลือก Create a new flie และ Create Template ใหม่ขึ้นมา เมื่อได้แล้วกดที่ View Template และปรับ Template
ปรับ Template PDF
ในส่วนของ Template จะมี <<[ ]>> ส่วนนี้จะใช้ข้อมูล ที่ดึงมาจากระบบ ซึ่งจะเป็นข้อมูลเดียวกันกับ Column ต่าง ๆ ใน Google Sheet และข้อความปกติ ที่สามารถนำข้อมูลย้ายไปในจุดต่าง ๆ เพื่อสร้างเป็น Template เอกสาร
เมื่อมีการกรอกข้อมูลใหม่ AppSheet ก็จะดึงข้อมูล ไปออก PDF ตาม Template และบันทึกไว้ใน Google Drive
แชร์สิทธิ์การเข้าใช้งานผ่านเว็บไซต์
กดแชร์ เพิ่มอีเมล์ (Gmail) ของ User ให้ User ใช้ฟรีได้ 10 User จากนั้นนำ Browser Link เปิดใช้บนเว็บไซต์ในมือถือ แท็บเล็ต คอมพิวเตอร์ได้เลย
ลองใช้แล้วเป็นไง คอมเม้นท์บอกที่โพสหน่อยนะ! กดที่นี่ไปที่โพส
ที่ปรึกษาของคุณในบทเรียนนี้
เจ้าของธุรกิจ ให้ผมช่วย สร้างธุรกิจของคุณให้เท่าทัน Data, AI นะครับ
สนใจเรียนสร้าง App จัดการธุรกิจของคุณในมือถือ ให้งานเป็นอัตโนมัติ ลดภาระงานข้อมูล
เข้าเรียนในคอร์ส สร้างแอปแรกด้วย AppSheet เพราะ การสร้าง App ทำได้แบบ No Code และช่วยวางรากฐานข้อมูลของคุณให้เป็นอัตโนมัติ ให้องค์กรเพิ่มงานได้แบบไม่ต้องเพิ่มคน!
ช่วยเราสร้างบทความที่ดีขึ้น
ผ่านการให้ข้อมูล และฟีดแบคเกี่ยวกับบทความนี้! และคอมเม้นท์บอกเราด้วยนะ ว่าชอบอะไร ไม่ชอบอะไรด้านล่าง!
แนะนำบทเรียนนี้ให้เพื่อนต่อไหม?
5 - แนะนำต่อแล้ว!
4 - คิดถึงเพื่อนที่ได้ใช้ก่อน ส่งให้แน่ๆ
3 - ถ้ามีโอกาส ส่งให้แน่ๆ
2 - ยังไม่แน่ใจ
Comments